Gestión de Tareas con correos de Gmail

1. Nunca enviar correos con el campo de Asunto vacío, dificulta mucho el seguimiento de temas. 
2. No mezclar en un mismo correo dos proyectos diferentes ni tampoco dos tareas diferentes del mismo proyecto.
3. Cada correo será una tarea y se pueden preguntar, contestar, ampliar, etc, pero siempre dentro del mismo hilo.
4. Usar las etiquetas para marcar tareas como PDTE o CONT y para los clientes.
5. Cuando se completa una tarea responder con un mensaje breve tipo: "Tarea completado". No contestar OK, piensa todos recibimos muchos emails al día y un OK es ambiguo con lo cual se pierde tiempo.
6. Nunca contestar OK sin nada mas. Confunde y genera ruido comunicativo sin valor.

Cómo liberar espacio en Gmail

1. Borrar correos con ficheros adjuntos muy grandes. Hacer clic en la flecha de la parte derecha y filtrar por correos que ocupen 10,20,50 MB. De esta forma veremos los más grandes y los podemos borrar.
2. Correos antiguos. Combinando con el filtro anterior o no, podemos pedir a Gmail que nos muestres correos de más de un año de antigüedad.
3. Vaciar la papelera. A veces borramos correos pero se quedan un tiempo en la papelera.
4. Vaciar la carpeta de spam. Lo mismo de antes
5. Correo repetitivos de notificaciones y suscripciones. Con el paso del tiempo mucha gente se suscribe a sitios Web que mandan información constante y eso puede llegar a colapsar totalmente el correo. Se deben borrar esos email y cancelar las suscripciones
6. Google Drive. Cada cuenta de Gmail tiene 15 GB disponibles, pero ese es un espacio compartido con Google Drive, revisar que no sea ahí donde se ha consumido el espacio.

Esta función es útil cuando se trabaja en fin de semana o por la noche. Es frecuente que en momentos de tranquilidad aprovechemos para contestar algunos correos o se nos ocurre un tema que queremos enviar a alguien. No queda muy bien que un cliente o miembro del equipo reciba correos a las 12 de la noche o un sábado por la tarde, de ahí la utilidad de esta función.

Hacerlo es muy sencillo, en Gmail para PC una vez completado el correo haremos clic en la flecha de la derecha del botón Enviar y hacemos clic en Programar. El propio Google suele sugerir una hora adecuada como puede ser las 8 de la mañana del día siguiente o las 8 del lunes. Se puede cambiar la hora y el día. En Gmail para smartphone se hace clic en los 3 puntos de opciones de la parte superior derecha y ahí sale la opción de Programa Envío.

Los correos programados se quedan en una bandeja especial, por encima de Enviados llamada Programados. Este bandeja solo aparece cuando hay correos programados. Mientras no salga el correo se puede hacer clic en el mismo, anular la programación, modificarlo y volverlo a programar.